Los recuentos de ciclos están sujetos a múltiples variables, la más importante:
Capacidad del equipo: debido al valor de las existencias y a una amortización reducida, se puede emplear a varios contadores cíclicos a tiempo completo para contar y mantener la precisión.
Alcance del recuento: qué parte de las existencias del almacén se recontará en un día, una semana o un mes, y cómo afectará esto al comercio.
Frecuencia: cuanto mayor sea el valor y el número de intercambios de un artículo, más preciso será el recuento, pero también se detectará rápidamente cualquier mala gestión.
La ubicación de los artículos: la distribución del almacén debe tener en cuenta que los artículos más voluminosos y que se comercializan con más frecuencia deben estar más cerca de las puertas, pero esto también supone un mayor riesgo para esos artículos, por lo que se requiere una cantidad de existencias mucho más precisa.
Existen varias metodologías de recuento cíclico, todas las cuales se utilizarán a medida que la organización desarrolle su propio sistema. Los 3 pasos siguientes son una buena forma de desarrollar el sistema de la organización:
Paso 1: Recuento cíclico del grupo de control. Un pequeño grupo de artículos se cuenta varias veces en un período de tiempo muy corto. Con el tiempo, este recuento repetitivo permite descubrir posibles errores en el proceso de recuento. Una vez corregidos estos errores en el proceso, éste puede aplicarse en múltiples áreas a más y más categorías de productos.
Paso 2: Método de muestreo aleatorio. Este método de recuento cíclico implica la selección periódica de artículos al azar. Este método es el más utilizado en almacenes que contienen un gran número de artículos similares, pero también servirá para comprobar el proceso y poner de manifiesto cualquier comportamiento extraño.
Paso 3: Análisis del inventario ABC. Uno de los métodos más utilizados es el enfoque de análisis de inventario ABC. Esta estrategia clasifica las SKU en función del mayor al menor volumen de ventas anuales al coste. Requiere mucha preparación, ya que a cada artículo se le asigna una letra, normalmente A, B o C. El método básico se centra en los artículos de mayor valor que se mueven con más frecuencia y se identificarán como artículos «A», y se contarán con más frecuencia, mientras que el stock redundante, asignado como «C», probablemente sólo se cuente una vez al año.
También se utilizan enfoques híbridos o recuentos cíclicos basados en mapas (determinados dividiendo las existencias por la superficie utilizada para almacenarlas).
Lo mejor es que la organización desarrolle sus propias «Buenas Prácticas» para el control de las existencias, basándose en su situación particular. El recuento cíclico mejorará definitivamente los controles.
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