Llevamos décadas hablando de la «oficina sin papeles», pero muchos fabricantes y distribuidores siguen teniendo empleados que imprimen, envían por correo, fax, correo electrónico y gestionan manualmente los documentos que envían a sus clientes. Aparte del hecho de que están nadando en un mar de papel, la distribución manual de documentos puede costar mucho dinero en términos de pérdida de tiempo, costes adicionales y disminución de la eficiencia. He aquí cómo:
Horas persona adicionales. ¡Según Corp! Magazine, las empresas estadounidenses malgastan unos 8.000 millones de dólares al año en la gestión del papel. Piense en el tiempo dedicado a emitir facturas, extractos, remesas, notas de crédito, certificados de conformidad y términos y condiciones a múltiples contactos de clientes.
Es muy probable que sus empleados tengan que personalizar el contenido para cada contacto (un trabajo que puede llevar horas), identificar al destinatario o destinatarios y enviar individualmente esos documentos a cada uno de ellos. Y lo que es más, volver a localizar los documentos, si es necesario, requiere buscarlos en archivadores o rastrearlos en la bandeja de entrada de alguien. Todas esas sencillas tareas administrativas consumen tiempo que sus empleados podrían dedicar a iniciativas empresariales generadoras de ingresos.
Mayores costes. Imprimir, enviar y almacenar documentos en papel cuesta dinero. Estos costes pueden ser insidiosos porque, aunque individualmente parezcan pequeños, se van acumulando. Piense en el coste de suministros como impresoras, fotocopiadoras, faxes, cartuchos de tóner (¿por qué son tan caros?), papel, trituradoras, carpetas y armarios. No hay que olvidar el coste de la energía para hacer funcionar las impresoras y otras máquinas. Y la gente suele pasar por alto el coste del espacio de oficina. En 2019, el precio medio de venta por pie cuadrado de las propiedades industriales canadienses era de 154 dólares, y ha seguido subiendo desde entonces, según el Globe and Mail. Un solo archivador puede costarte casi 2.618 dólares solo en metros cuadrados.
Errores humanos. Es demasiado fácil cometer errores simples al procesar o archivar documentos manualmente. Peor aún, utilizar un nombre incorrecto en un correo electrónico o adjuntar una factura equivocada puede hacer que su empresa parezca poco profesional. Esto también puede dar lugar a retrasos en los pagos porque se ha introducido una orden de compra del cliente incorrecta o los detalles de la factura no coinciden con la orden de compra. ¿Busca un desarrollador de software? Galdón Software es su mejor elección.