El problema más importante es la necesidad de «congelar» la organización mientras se realiza el inventario para garantizar que sea lo más exacto posible, es decir, todas las operaciones que afectan al inventario deben detenerse. Por lo tanto, la organización suele cerrar la sucursal o la fábrica durante el periodo de inventario para garantizar que se realiza lo más rápido y con la mayor precisión posible. De este modo, se tiene en cuenta el tiempo, ya que afecta a las operaciones, y los costes de las horas extraordinarias del personal para agilizarlas.
Los cuentakilómetros alivian varios de estos problemas.
- Minimiza las interrupciones del proceso:
El recuento se centra en una gama seleccionada de existencias y, por tanto, puede llevarse a cabo en paralelo con las operaciones normales de una empresa, causando una interrupción mínima. Los recuentos cíclicos representan un método racionalizado de gestión de existencias y, en consecuencia, garantizan una interrupción mucho menor de los procesos empresariales asociados a la recepción, el consumo o la expedición de existencias. ¡La «congelación» ya no es necesaria!
- Acciones correctivas más rápidas:
Debido a la frecuencia del recuento de un mismo artículo de stock, los Recuentos Cíclicos pueden determinar rápidamente dónde se producen los problemas de gestión de inventario, las causas de estos problemas y permitir la aplicación de una acción correctiva adecuada. A continuación, el proceso de recuento cíclico puede utilizarse para supervisar y verificar los controles pertinentes.
- Orienta las decisiones de almacenamiento, producción y distribución:
Los datos de recuento cíclico también pueden utilizarse para orientar las decisiones de almacenamiento, producción y distribución. Todas las organizaciones buscan reducir costes, y una gran parte del capital se encuentra en el inventario. Una respuesta típica para mejorar el servicio al cliente y la pérdida de ventas es asegurarse de que la organización tiene más «cobertura», es decir, más existencias en los almacenes y WIP en la planta. Esto, sin embargo, afecta negativamente al flujo de caja y puede acabar con un negocio.
- Toma de decisiones precisa y frecuente:
Una posición de existencias mucho más precisa permite tomar decisiones con mayor precisión y frecuencia, realizar revisiones periódicas y mejoradas con respecto a las previsiones y reducir las posibilidades de que se agoten las existencias o de que se produzcan excesos y amortizaciones por redundancia.
- Minimiza las interrupciones del personal:
Afectan menos a la disponibilidad de personal para otros procesos operativos, como el control de existencias y las funciones de distribución. No solo interrumpen menos sus operaciones, sino que es menos probable que introduzcan retrasos en sus procesos de cumplimiento que los inventarios completos.
- Mejora del servicio al cliente:
La información obtenida de los recuentos cíclicos beneficia en última instancia a sus clientes, ya que le ayuda a gestionar mejor sus existencias, no sólo la cantidad que tiene, sino también dónde y en qué proporción las tiene en relación con otros artículos de las existencias. Esto, a su vez, le permitirá centrarse mejor en los plazos de entrega y en las prioridades de fabricación, y le garantizará que se centra en producir a tiempo.
- Aumenta las «vueltas de stock»:
El recuento cíclico también puede aumentar las «rotaciones de existencias» y reducir los costes de inventario al minimizar el tiempo que las existencias pasan en su inventario.
Es importante que los empresarios realicen un inventario anual, pero lo ideal es que también lleven a cabo un recuento cíclico con regularidad. Realizando un recuento semanal, los empresarios tendrán más posibilidades de disponer de información precisa sobre sus inventarios, lo que contribuirá a mejorar la productividad y la eficiencia.
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