Menor eficacia. Los documentos en papel tardan en llegar a los destinatarios, lo que ralentiza el ciclo de pago.
¿Cómo pueden ayudar los fabricantes y distribuidores a automatizar la distribución de documentos?
Cuando se combina con la potencia de su sistema ERP, una solución moderna de gestión de documentos (DMS) puede ayudar a fabricantes y distribuidores a automatizar, agilizar y acelerar las comunicaciones entrantes y salientes con clientes y proveedores, aumentando drásticamente la eficiencia y reduciendo costes y errores. He aquí siete formas en que la automatización de su proceso de gestión de documentos puede ayudarle permitiéndole:
Envíe por correo electrónico lotes de documentos a varios destinatarios con sólo pulsar un botón. Un sistema integrado de gestión de documentos le permite enviar con precisión lotes individuales o grandes de documentos a varios destinatarios al instante.
Personalice los contenidos. Configurar flujos de trabajo en su DMS le permite hacerlo sin esfuerzo:
garantizar que los clientes y proveedores reciban los documentos en el idioma correcto (por ejemplo, francés o inglés)
configurar el sistema para que envíe documentos justificativos, como una copia de sus condiciones generales con cada pedido de venta o una orden de compra para confirmar la recepción
encaminar documentos a través de una cadena de empleados para su aprobación o notificación
adjuntar un código de barras para que la información clave pueda leerse, evaluarse y procesarse automáticamente sin intervención manual
Reducción de costes. Pasar del almacenamiento físico de documentos a un DMS digital puede reducir seriamente los costes de impresoras, tinta, franqueo y horas extra de personal. Y prescindir del papel no solo es bueno para el medio ambiente, sino que también libera espacio de oficina escaso.
Produzca documentos de marca corporativa de aspecto muy profesional. A nadie le gusta recibir aburridos documentos o correos electrónicos en blanco y negro. Un DMS moderno permite incorporar logotipos e imágenes en color o en blanco y negro.
Aumenta la seguridad. Podrás proteger los documentos con contraseña, lo que te dará la tranquilidad de saber que la información confidencial no caerá en las manos equivocadas.
Localice fácilmente los documentos cuando los necesite. Los documentos están centralizados y organizados de forma que todos los documentos relacionados con una factura concreta están vinculados. Eso simplifica su búsqueda, localización y análisis.
Consiga que las facturas se paguen a tiempo. La automatización de la facturación elimina errores que podrían retrasar el pago. Al tener siempre a mano los datos financieros más recientes, es fácil marcar las cuentas vencidas y revisar los hábitos de facturación y pago con vistas a reducir la morosidad (por ejemplo, ofreciendo descuentos por pronto pago o penalizando los retrasos).
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